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Carreira

Como delegar tarefas corretamente
17/08/2020

Como delegar tarefas corretamente

Como delegar tarefas corretamente

Você é gestor e sente que está ficando sem tempo para completar as tarefas mais importantes do seu dia? Então este artigo é para você!


O profissional que alcança a gestão de uma empresa, sem dúvidas se mostra uma pessoa muito capaz, determinada e que põe a mão da massa, ou seja, que realmente coloca as coisas para funcionar e tem um perfil hard work. Entretanto, chega um momento que este gestor não consegue mais desenvolver tão bem suas tarefas devido ao aumento das responsabilidades, e este desafio pode ser resolvido de forma simples: abrindo mão do microgerenciamento e delegando tarefas. Continue a leitura. 


As vantagens de delegar tarefas

Muitos gestores chegaram em seus cargos devido à sua habilidade de cuidar de muitas tarefas ao mesmo tempo e serem profissionais proativos, por isso, acreditam que quando delegam as tarefas, acabam perdendo o controle das situações e que a qualidade da entrega pode não ser a mesma, afetando assim os resultados gerais do seu trabalho.


Entretanto, já dizia Steve Jobs: “Concentre-se naquilo que você é bom. Delegue todo o resto.” Como gestor, as responsabilidades são gigantescas e as urgências não param de chegar, por isso, delegar tarefas se torna uma estratégia indispensável para o alcance de melhor performance, tanto do gestor, quanto da equipe e empresa como um todo. Além disso, somente dividindo o trabalho com outros profissionais será possível focar em atividades de gerenciamento, estratégia e coordenação. 


Veja mais algumas vantagens em delegar tarefas: 

  1. Envolver os colaboradores em desafios que irão desenvolvê-los
  2. Criar um elo ainda mais forte de confiança entre gestor e equipe
  3. Otimização de tarefas operacionais executadas pelo gestor
  4. A oportunidade de investir tempo em atividades estratégicas para a empresa

Outra prática que traz muitas vantagens ao gestor é a de dizer não no trabalho. Falamos mais sobre ela no artigo abaixo.


Veja mais: Aprenda a dizer "não" no trabalho para crescer


Como saber se é o momento certo para delegar?

O medo de delegar pode vir por diversos motivos, como a pouca experiência no cargo de gestão, a reação da equipe subordinada, a insegurança de como será o resultado da tarefa delegada, entre outros. Entretanto, é necessário pensar de forma profissional e assertiva na hora de tomar esta decisão e superar qualquer um destes obstáculos que podem estar afetando sua performance como gestor.


Por isso, listamos alguns dos principais sinais que demonstram que você como gestor precisa começar a delegar suas tarefas: 

  1. Você está acumulando cada vez mais trabalho durante a semana?
  2. Não consegue se desconectar da empresa nos horários normais de trabalho e está fazendo cada vez mais horas extras?
  3. Se sente inseguro em tirar férias ou folgas pois existem tarefas que somente você faz? 
  4. Percebeu que certos resultados positivos começaram a cair pois a estratégia não foi acompanhada de perto?
  5. Não consegue mais analisar estrategicamente sua equipe e os resultados entregues?
  6. Sente que está perdendo o contato com a sua equipe e colegas de trabalho?
  7. Fica incomodado com a duração de algumas reuniões pois está com muito trabalho para finalizar?

Se você respondeu “sim” para qualquer uma das perguntas acima, nós indicamos fortemente que você reflita sobre a sua gestão e comece a analisar o que pode ser delegado ao seu time. 


O que você precisa evitar antes de delegar tarefas

Antes de compartilharmos com você as dicas para delegar tarefas de forma mais prática, existem algumas ações que precisam ser evitadas para justamente livrar constrangimentos entre gestor e equipe. Além disso, você também deve evitar as situações abaixo se quiser alcançar o objetivo final em delegar tarefas, que é garantir a melhor performance da equipe e principalmente do gestor. Veja:


  1. Evite começar a delegar tarefas “do dia para a noite”, ou seja, coloque isso aos poucos na rotina da sua equipe e prepare-os
  2. Evite delegar tarefas de última hora e sem as devidas explicações
  3. Evite delegar tarefas apenas pontualmente, ou seja, insira essa prática na cultura do time e da empresa, e não passe a ideia que você delega tarefas somente quando acontece algo exclusivo como um projeto ou fase da empresa

Como delegar tarefas: 6 práticas que ajudarão o gestor 

Agora sim, vamos a prática! Você gestor já entendeu a importância desta prática no seu dia e o que não deve fazer. Agora, temos algumas dicas mais práticas para que você comece a delegar mais atividades ao seu time de forma saudável e construtiva. Confira: 

Tenha autoconhecimento e saiba seu perfil de gestão 

Perceber como você é como gestor é indispensável para começar, pois a percepção que sua equipe tem de você e do seu modo de gerenciar as coisas fará a diferença na hora de delegar. Se você nunca delegou antes, entenda quais os motivos para inserir isso na sua rotina e note como isso mudará o perfil da sua gestão atual.  


Veja mais: 5 dicas de liderança para se tornar um gestor autêntico

Conheça, registre seus próprios processos e crie modelos

Para que você não precise fazer algumas tarefas, é necessário que entenda bem quais são estas atividades e tenha registrado o seu jeito de executá-las. 


Antes de começar a delegar, registre seus processos de execução da tarefa, de forma detalhada. Grave tudo que achar importante como: por onde começar a tarefa, quando, qual programa usar, quais informações devem ser verificadas, o que deve ser consultado, com quem conversar, tempo de execução, etc. Nesta etapa, permita-se usar todos os tipos de ferramentas do mercado que ajudarão você a registrar seus processos: grave sua tela executando a tarefa, escreva em um arquivo, tire prints de cada passo da tarefa, etc.


Quanto mais informações você registrar sobre o seu processo, menos repetições e retrabalho você e sua equipe terão, pois afinal, você já terá criado um “manual” da tarefa. 


No princípio, você precisará investir um tempo para desenhar estes processos e criar uma verdadeira base de conhecimento para seu time, mas veja isso como um investimento, pois dali para frente, você não precisará mais alocar seu tempo com esta tarefa e poderá focar em outras.


Para registrar essas informações, nós indicamos que você utilize plataformas para gestão de projetos (como Trello, Asana, Notion, ou mesmo planilhas na nuvem), além de um banco de dados onde sua equipe terá acesso (como intranet, rede comum da empresa, Google Drive, One Drive etc. ).

Antecipe perguntas e evite erros

Se você conseguir antecipar as perguntas que seus colaboradores farão sobre determinada tarefa, você já estará otimizando muito tempo.


Junto com sua base de conhecimento, onde estarão todos os seus guias de como executar as tarefas, acrescente também uma lista de “perguntas comuns”. Muitas vezes, o seu time só precisa de um esclarecimento muito básico, um empurrãozinho para iniciar ou mesmo uma opinião rápida sobre a tarefa. Todos estes itens podem ser antecipados, por isso, pense a frente e já deixe por escrito algumas respostas de perguntas que você conseguiu adiantar. 

Seja claro sobre prazos e objetivos da tarefa - e formalize tudo

Quantas vezes você já teve problemas de comunicação com um colega de trabalho, que gerou certo desconforto e até atrapalhou uma etapa do projeto que estavam executando?


Pois bem, a comunicação assertiva precisa estar presente em sua gestão, principalmente no momento de delegar tarefas. 


Em razão disso, indicamos que você explique ao colaborador qual o resultado esperado para a tarefa, deixe um deadline, deixe claro quais são suas expectativas, mostre o propósito por trás da tarefa e de qual projeto ela faz parte, deixe seu histórico de execução e apresente como ela foi feita até aquele momento por você.


Após explicar tudo, mande um e-mail formalizando a tarefa e tudo que conversaram, assim, as chances de ter um engano na comunicação serão quase zero. 

Se mostre aberto à esclarecer dúvidas, faça follow-ups e dê feedback 

Delegar tarefas não quer dizer “largar tarefas aos colaboradores”. Após delegar uma tarefa, não se desligue dela totalmente, afinal, ela ainda faz parte do seus resultados e é uma atividade que seu time está executando. 


Calcule o tempo que você ganhará ao delegar a tarefa e deste tempo ganho, já reserve uma parte dele para acompanhar a tarefa delegada. Sim, você ainda conseguirá salvar tempo por ter delegado a atividade, mas recomendamos que mesmo assim, separe uma parte dele para fazer acompanhamentos da sua equipe.


Cultivar uma comunicação saudável e sincera com seu time é essencial para uma gestão de sucesso. Por isso, se você simplesmente delegar e “sumir”, a imagem que passará será de um gestor que apenas empurra suas tarefas à outras pessoas.


Dedique um tempo da sua semana para conversar com seus colaboradores, perguntar como estão se saindo com as tarefas, deixe sua opinião de forma amigável mas firme, indique melhorias e ouça o que eles têm a dizer também, sobre como está sendo o processo de execução da tarefa. Desta forma, você se mostrará um gestor mais aberto.


Entenda mais como dar feedbacks com este artigo: Como dar feedback de forma correta

Automatize o que for possível e analise seus resultados

Para garantir melhores resultados, automatize o que for possível, tanto antes de delegar quanto após. Crie maneiras de deixar seu trabalho o mais prático e automático possível com a ajuda de sistemas, ferramentas, apps, e até mesmo planilhas.


Caso ainda tenha que delegar, procure formas de também automatizar o trabalho do seu time, assim, eles também podem otimizar seu tempo de produção e investir em tarefas mais importantes e complexas. 


Por fim, não esqueça de medir seus resultados: delegar uma determinada tarefa realmente fez você economizar tempo? Se sim, foi o tempo que você esperava? Faça a análise e ajuste o que for necessário, ainda antes de continuar delegando. 


Insira a prática de delegar tarefas na cultura da empresa 

Delegar pode parecer um bicho de 7 cabeças no início, principalmente ao gestor com pouca experiência, porém, como vimos durante o artigo, é uma prática que pode ser implementada no dia-a-dia de forma amigável e colaborativa para todas as pontas. 


Como uma dica final, sugerimos que este tipo de estratégia seja praticada em toda a empresa e que se espalhe por todos os setores. Então, para isso, converse com amigos gestores, troquem informações e experiências, testem juntos e coloque aos poucos na rotina da empresa. Somente desta forma a delegação de tarefas se tornará cada vez mais natural e entrará na cultura da empresa, virando costume a todos os colaboradores e futuros gestores. 


Esperamos que este artigo tenha te ajudado! Não esqueça de compartilhar com sua rede.


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